Collaboration – Chancen und Risiken für kleine und mittelständische Unternehme.

Dennoch birgt jede Veränderung von Unternehmensstrukturen Risiken. Häufig fällt es den Geschäftsführern schwer, neue Strukturen zu etablieren. Hinzu kommt die Scheu vor dem Aufwand, der durch die Umstellungen in der Verwaltung und bei den Mitarbeitern in allen Abteilungen entsteht. Wir zeigen in diesem Artikel, welche Risiken bestehen und warum es sich trotzdem lohnt, den Trend mitzugehen.

Neue Strukturen durch Collaboration

Die Vorteile für die Betriebsabläufe liegen auf der Hand! Durch den Einsatz von Collaboration Software können analoge Prozesse beschleunigt und vereinfacht werden. So sind für die Zusammenarbeit im Team keine Face-to-Face-Konversationen, E-Mail-Korrespondenzen oder ständige Telefonate mehr nötig. Dateien müssen nicht individuell ausgetauscht werden, sondern können einfach gemeinsam bearbeitet werden. Chaos durch verschiedene Versionen und Stände oder der Verlust von Daten durch geräteinterne Fehler sind somit nicht länger ein Problem. Abläufe können nicht nur schneller, sondern auch produktiver und kostengünstiger gestalten werden.

Neue Chancen für Unternehmen – Wie steigern kollaborative Arbeitsweisen den Erfolg?

Gut strukturierte, interne Abläufe bedeuten gleichzeitig gesteigerte Effizienz für den Kunden. Egal ob in Produktionsbetrieben oder Informations- und Dienstleistungsunternehmen – wenn die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungen quasi von alleine läuft, bleibt mehr Zeit für das wesentliche. Daten und Informationen können durch Collaboration Tools schnell sowie ortsunabhängig ausgetauscht werden, sodass auch der Integration externer Expertise nichts im Wege steht.

Risiken durch den kollaborativen Strukturwandel und Möglichkeiten zur Risikominimierung

Die Stichworte Collaboration, Digitalisierung und Virtualisierung gelten als bahnbrechende Revolutionen der Geschäftswelt. Doch gilt es bei derartigen Umstellungen, auch einige Hürden zu bewältigen. Strukturelle Veränderungen können bei schlechter Planung auch schaden.
Wir erklären die größten Risiken und wie man ihnen von Anfang an entgegenwirkt:

• ‚Hauptsache neue Tools‘: Bei der Wahl der Collaboration Tools zählt Qualität statt Quantität. Es gilt dabei immer, die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zu berücksichtigen. Zusätzlich müssen die verschiedenen Werkzeuge aufeinander abgestimmt sein, um reibungslose Prozessabläufe zu gewährleisten.
• ‚Collaboration als Patenlösung‘: Kollaboratives Arbeiten kann für viele Abläufe eine enorme Effizienzsteigerung bedeuten, aber nicht jedes Projekt eignet sich für derartige Arbeitsweisen. Wichtig ist es, abzuwägen, an welcher Stelle Collaboration erfolgsversprechend erscheint und wie sie funktionieren kann. Gleichzeitig sollte angestrebt werden, in sämtlichen Geschäftsbereichen ähnliche Strukturen zu etablieren, um den Austausch sowie die Überprüfbarkeit einfacher zu gestalten.
• ‚Risikofaktor Mensch‘: Wenn die neue Software stimmig in die IT-Infrastruktur integriert wurde, hängt der Erfolg der Umsetzung noch immer an den Menschen, die die Tools nutzen. Deshalb sollte Rücksicht auf die Kompetenzen der Mitarbeiter genommen und Schulungsmaßnahmen eingeplant werden.
• ‚Collaboration statt Kommunikation‘: Besonders bei mangelnden Absprachen kann das Tagesgeschäft durch die plötzlichen Umstellungen beeinträchtigt werden. Die Gefahr, dass das Collaboration-Konzept von den Mitarbeitern nicht angenommen wird, heißt Adaptionsrisiko. Diesem Aspekt kann von Beginn an durch Transparenz sowie durch entsprechendes Changemanagement entgegengewirkt werden.
• ‚Diversität ohne Organisation‘: Jedes Team arbeitet anders miteinander. So kann es gerade bei noch nicht eingespielten Mitarbeiterkonstellationen trotz Collaboration Tools vorkommen, dass nicht alles auf Anhieb klappt. Sind die Beteiligten verschieden, oder arbeiten sie verschieden, muss die Organisationsstruktur die Absprachen untereinander regeln – nur dann können die neuen Tools für vereinfachte Abläufe sorgen.

Die beste Möglichkeit, um die Umstellung so reibungslos wie möglich zu gestalten, ist also ein gut ausgearbeitetes Konzept, das alle Aspekte miteinbezieht. Um dieses bestmöglich auf die individuellen Bedürfnisse abzustimmen, hilft es, den Rat eines Experten hinzuzuziehen.

Vor allem beim Thema Datenschutz, ist es wichtig, genauestens zu planen und auch an Compliance Anforderungen oder technische Herausforderungen zu denken. In unserem Artikel: „Datenschutz – Virtuell aber sicher“ fassen wir die wichtigsten Fakten für Sie zusammen.