Collaboration im Unternehmen

Der Ausdruck Collaboration ist im Zuge der Digitalisierung und der Virtualisierung zum geflügelten Wort geworden, obwohl es erst mal nichts anderes als ‚Zusammenarbeit‘ bedeutet.

Doch wie funktioniert kollaboratives Arbeiten, wenn die Beteiligten des Teams teilweise im Homeoffice, an anderen Standorten oder sogar international tätig sind?

Egal ob Global Player, Großkonzern oder mittelständisches Unternehmen – Kunden und Mitarbeiter fordern immer mehr Flexibilität.  Zeitsouveräne Arbeitsmodelle sowie abteilungs- oder standortübergreifende Projekte sind auch für kleine und mittelständische Unternehmen längst keine Seltenheit mehr. Mit den veränderten Arbeits- und Kommunikationsweisen wachsen jedoch auch die Anforderungen an das Datenmanagement und die digitale Infrastruktur. Wo und für wen sind die teilweise sensiblen Daten verfügbar und wie koordiniert man die kollaborativen Prozesse im Unternehmen?

Collaboration Software und sicheres Datenmanagement

Der Schlüssel zum Erfolg sind die richtigen Collaboration Tools und Hard-/Softwarelösungen – immer individuell angepasst an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens.

Dabei geht es um Anwendungen zur digitalen Kommunikation sowie um konstruktives Datenmanagement. Im besten Falle stehen die benötigten Daten unabhängig von Zeit, Ort und dem genutzten Endgerät ‚on demand‘ zur Verfügung. So können Mitarbeiter flexibel Prozesse steuern, Systeme bedienen oder Informationen verarbeiten. Trotzdem bleiben der Datenschutz und die Zugriffskontrolle wichtige Themen, die bei der Wahl der Tools unbedingt bedacht werden müssen. Je mehr Mitarbeiter involviert sind, desto wichtiger ist es, eine einfache und sichere Infrastruktur bereitzustellen, und das Datenmanagementsystem genauestens an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens anzupassen.

Was verändert sich durch kollaborative Strukturen?

Anwendungen und Speichervorgänge sind nicht mehr an Geräte oder den Aufenthaltsort gebunden. Stattdessen wird in der Cloud oder auf kollaborativen Servern gearbeitet und gespeichert. Daten sind so immer auf dem neusten Stand verfügbar und durch Zugriffsbeschränkungen oder Authentifizierungssysteme (z.B. Windows Azure oder Active Directory) gesichert. Lösungen wie Office365 ermöglichen es, trotz digitaler und kollaborativer Anpassungen die gewohnte Bedienung beizubehalten und gleichzeitig flexibler zu werden.

Je nach Anforderungen entsteht eine IT-Infrastruktur, die Systeme und Geräte verknüpft und die Arbeitsweisen der Mitarbeiter ordnet, einbettet oder neu gestaltet. Dabei sind nicht nur interne Verknüpfungen möglich. Im Zuge der Digitalisierung ist es längst gang und gäbe auf lange Sicht auch mit anderen Unternehmen auf vor- und nachgelagerten Produktions- oder Informationsstufen zu kollaborieren.

Kollaboratives Arbeiten – Was gilt es zu beachten?

1. Der richtige Zeitpunkt zum Umdenken – Je früher, Unternehmen sich auf die veränderten Arbeitsweisen einstellen und nach Lösungen suchen, desto besser sind sie im Wettbewerb positioniert. Warum Ihr Unternehmen jetzt umrüsten sollte, erfahren Sie in dem Artikel „Warum die digitale Unternehmensentwicklung so dringend ist.“
2. Chancen und Risiken – Jede Veränderung birgt Vorteile, aber auch Risiken. Mit der richtigen Planung und kompetenter Beratung lassen sich diese Hürden für mittelständische Unternehmer jedoch auf ein Minimum reduzieren, um maximalen Profit durch die Collaboration Software zu erwirtschaften. Mehr zum Thema finden Sie hier.
3. Das Changemanagement – Neue kollaborative Strukturen sollte nicht nur technisch umgesetzt werden, sondern in die gesamte Unternehmensidentität einfließen. Es gilt, Vorgesetzte, Mitarbeiter und Führungskräfte von Anfang an gemeinsam an den Veränderungen teilhaben zu lassen, um sicherzustellen, dass alle an einem Strang ziehen und den größtmöglichen Erfolg erzielen. Welche Faktoren dabei eine Rolle spielen, lesen Sie im Artikel „Changemanagement – Neue Strukturen auf allen Ebenen“.

4. Datenschutz – Steigerungen von Flexibilität und Profit sollten nie zulasten der
   (Daten-)Sicherheit fallen. Wir erklären hier wie Sie Ihr Unternehmen ohne erhöhte Risiken umrüsten und welche Aspekte zu beachten sind.